Comment concevoir votre programme PXM pour en assurer le succès

Pendant trop longtemps, la réussite d’un projet d’intégration PIM reposait sur le service IT et un Product Owner très investi. Les Architectes Produit intervenaient tôt pour déterminer la place du PIM dans le système existant. Mais la situation a évolué, notamment avec la crise post-COVID, incitant les entreprises à rééquilibrer leurs relations entre l’informatique et les autres départements. 

Avant d’opter pour une nouvelle plateforme, nous avons constaté chez Valtech une tendance des entreprises à lancer des appels d’offres plus longs et plus détaillés, avec une collaboration accrue entre les équipes commerciale et informatique pour répondre aux besoins des utilisateurs professionnels. 

La complexité du projet peut varier en fonction de sa nature : 

• Nouvelle implémentation. 
• Remplacement d’un ancien PIM. 
• Migration d’un PIM sur site vers une plateforme SaaS. 
• Intégration d’un PIM existant avec de nouveaux logiciels. 
• Extension du PIM à de nouvelles unités commerciales et à de nouveaux marchés. 

Mais pour garantir le succès de votre projet PIM, DAM, PLM ou autre système de gestion de catalogues produits, il est essentiel d’assurer son adoption (comme nous l’avons vu dans l’article de blog précédent). Cela nécessite une compréhension approfondie des besoins, habitudes et craintes du public cible. Une approche programmatique de la transformation numérique est donc essentielle, en mettant l’accent sur la continuité plutôt que sur du court terme et en s’appuyant sur les piliers de la gestion du changement. 

Comment mettre en place un programme PXM réussi ?

#1 Rassemblez les bons acteurs de l’équipe PXM

Le succès de votre programme PXM commence par l’alignement des acteurs clés et la mise en place d’une dynamique efficace autour des objectifs définis. Cela nécessite une collaboration étroite non seulement avec votre équipe d’intégration, mais également avec l’équipe de votre client. Mais dans une situation où les compétences techniques et commerciales sont étroitement liées, il est essentiel de déterminer qui est réellement nécessaire dans votre équipe. Voici nos recommandations si vous travaillez avec un intégrateur PXM.

L’équipe principale de mise en œuvre du PXM :

• Consultant principal ou responsable de la practice : Il s’agit souvent du consultant PXM/PIM le plus expérimenté de l’équipe, avec au moins 5 ans d’expérience. Il peut guider le consultant métier et jouer un rôle crucial dans la configuration. Il représente 20 à 30% de l’allocation des ressources du projet. 

• Consultant métier : De préférence senior ou intermédiaire, il aidera à tirer le meilleur parti du modèle de données, du cycle de vie des produits et de la stratégie de flux de travail. Il se voit généralement allouer entre 50% et 100% des ressources. 
• Consultant technique : Ce profil hybride entre développeur et architecte produit est essentiel pour assurer la maintenance facile de la technologie. L’allocation de ressources varie généralement entre 30% et 80%. 
• Architecte produit : Selon l’ampleur du programme et le nombre de systèmes connectés à votre PIM, un architecte de solutions peut être utile pour aligner les stratégies d’intégration. Son rôle représente entre 10 et 20% du projet. 
• Chef de projet : Il veille à maintenir le groupe sur la bonne voie, dans le respect du budget et des délais. Il doit comprendre les principales étapes du projet et les rôles de chaque membre de l’équipe. En général, 10 à 15% du projet lui sont attribués.
• Directeur de practice: Un programme PXM peut vite devenir politique. Pour garantir un contrôle qualité optimal, l’avis d’un expert ayant au moins 7 ans d’expérience est précieux. Le budget alloué ne dépasse généralement pas 5 à 10% en cas de nécessité.

L’équipe PXM du client :

Une fois que votre outil est mis en place avec succès, une équipe de passionnés de PXM est nécessaire pour assurer une adoption continue du projet et pour obtenir les mises à niveau adéquates afin de valoriser votre catalogue de produits ! 

• Champion PIM : Un leader capable de prendre des décisions difficiles et de modérer les équipes et de comprendre leurs problèmes. Il est responsable de l’utilisation de la solution et dirige ou désigne le responsable de l’adoption. 
• Spécialistes du contenu produit : Ils sélectionneront les attributs et les valeurs appropriés pour le catalogue de produits. 
• Spécialistes des canaux : Responsables de la conforrmité, de la révision et de la transmission des données aux différents canaux de vente. 
• Architecte : Assure la coordination côté client, en jouant un rôle similaire à celui de l’architecte principal. 

Quelques rôles optionnels en fonction de la taille du projet : 

• Architecte de solutions ou d’entreprise : Pour garantir l’évolutivité technique lorsque de nombreux outils sont connectés au PIM. 
• Ingénieurs Middleware : Pour améliorer les performances de transfert de données, notamment lorsque les plateformes deviennent des SaaS. 
• Autres développeurs ou consultants techniques : Pour l’intégration des API. 
• Spécialiste de la gestion du changement : Pour analyser et communiquer sur la résistance potentielle au changement et assurer une adoption réussie des outils. 

Si vous avez d’autres questions, consultez notre article sur les 5 profils indispensables dans une équipe PXM.

#2 Adopter une méthodologie de livraison interactive

Dans le contexte actuel, caractérisé par des besoins flexibles et des exigences évolutives, les clients recherchent trois éléments fondamentaux : 

• Une configuration aisée 
• Des améliorations rapides 
• Une livraison continue

Les projets PIM peuvent également être gérés selon une approche Agile. La plupart des plateformes SaaS proposent un ensemble de fonctionnalités et de connecteurs prêts à l’emploi, facilitant ainsi la configuration de base du PIM sans nécessiter de développements avancés. Certains outils PIM offrent même aux utilisateurs métier la possibilité de configurer des fonctionnalités sans recourir à des développeurs supplémentaires. 

La mise en place rapide des composants simples dès les premières itérations permet de donner la priorité au développement des exigences personnalisées et plus complexes dans les itérations suivantes. Une approche agile de ce type permet aux équipes de travailler de manière itérative, où l’auto-organisation et la collaboration transversale jouent un rôle essentiel. Cette approche permet de décomposer une mise en œuvre complexe en cycles itératifs comprenant des activités de construction, de configuration et de test.

Les organisations peuvent choisir de couvrir différentes initiatives au cours de chaque itération en fonction des objectifs, des priorités et de la complexité.

 Avantages d’un développement itératif basé sur la méthode Agile :

• Collaboration étroite : Permet une meilleure compréhension non seulement des exigences et des attentes, mais aussi des mesures d’atténuation et des correctifs. 
• Visibilité rapide : Permet d’avoir un premier aperçu des fonctionnalités hautement prioritaires sous forme de MVP, par exemple, les pages d’attributs de produits disponibles avec des données d’exemple à la fin du Sprint 1. 
• Améliorations continues : Offre la possibilité de corriger et d’améliorer des aspects qui ne répondent pas aux attentes des clients, par exemple, la mise à jour de la convention de dénomination des images issues du DAM pour inclure des champs supplémentaires.
• Réduction des risques : L’itération continue et les retours d’information permettent de réduire les risques et offrent des opportunités de corriger les erreurs à un stade précoce.

#3 Élaborer une feuille de route et une vision claires

Une approche méthodique de la mise en œuvre du PIM commence par l’élaboration d’une feuille de route PIM évolutive et adaptable, capable de faire face aux risques anticipés ou non. 

Une feuille de route PXM doit : 

• Définir la vision stratégique du PIM et les objectifs finaux de l’organisation. 
• Servir de guide pour la mise en œuvre et l’adoption du PIM. 
• Offrir une clarté visuelle sur l’étendue des travaux. 
• Permettre l’alignement des parties prenantes internes (utilisateurs clés) et externes (agences, consultants, etc.). 

Tout en garantissant ce qui précède, la feuille de route PIM doit clairement représenter l’ordre des différentes phases exécutables du projet, avec des jalons précis, dans le but de devenir évolutive. Un exemple de feuille de route PIM sur trois ans est présenté ci-dessus.

L’explicitation des éléments inclus et exclus du projet PIM permet de respecter les délais de chaque phase et de rester dans les limites du budget. Lorsque la feuille de route est établie et que les phases respectives sont identifiées, les équipes doivent définir des objectifs réalistes et atteignables dans un délai spécifique, tout en identifiant ce qui n’est pas réalisable. Il est recommandé de ne pas débuter avec un MVP de plus de 3 à 4 mois, car retarder l’adoption par les principaux utilisateurs métier constitue une menace pour la réussite du projet. 

#4 Mettre en place des processus de gestion des risques appropriés

Tout programme de transformation majeure s’accompagne de son lot de risques et d’obstacles, et la mise en œuvre d’un PIM ne fait pas exception. Les obstacles peuvent surgir dans de nombreux domaines et ne se limitent pas à la gestion du périmètre. 

Si l’on divise les obstacles d’un projet PIM en trois catégories – les obstacles commerciaux, techniques et de gestion -, la classification pourrait se présenter ainsi :

Obstacles commerciaux

• Faible compréhension voire absence de compréhension de la structure du catalogue de produits 
• Incapacité à saisir les flux de travail des processus de création, d’enrichissement et de syndication 
• Absence de politiques de gouvernance des données 
• Sous-estimation de la complexité des produits 

Obstacles techniques

• Paysage d’intégration complexe 
• Sécurité des données et des informations 
• Méconnaissance des capacités des plateformes existantes

Obstacles de gestion

• Manque de connaissances spécialisées pour mener à bien un projet PIM 
• Difficulté à obtenir l’engagement de la direction 
• Absence de vision stratégique pour l’adoption par l’entreprise

Par exemple, si l’on considère le cas d’un paysage d’intégration complexe – où le PIM doit s’intégrer à plusieurs systèmes complexes -, toute lacune dans l’évaluation peut entraîner des risques de retards et d’augmentation des coûts. Un plan de gestion des risques solide peut aider à faire face aux risques découlant des obstacles susmentionnés.

Des outils tels que les matrices de risques peuvent aider à évaluer la probabilité et l’impact des risques, ce qui permet d’élaborer des stratégies pour les réduire : 

• Élaboration de stratégies d’atténuation des risques 
• Établissement de priorités et suivi en fonction du degré de gravité des risques 
• Affectation de ressources pour neutraliser les risques. 

Une matrice de gestion des risques peut également aider les clients à identifier des opportunités jusqu’alors inconnues. Du point de vue du PIM, un exemple très simple peut être considéré comme suit : 

Lors de la mise en place de l’intégration avec l’ERP, il a été constaté que les données de l’ERP présentaient des problèmes de qualité, avec de nombreuses valeurs inutiles. Si cela représente un risque de voir de mauvaises données affluer dans le PIM, c’est aussi l’occasion de revoir et de nettoyer les données de l’ERP. 

Une stratégie de gestion des risques efficace peut aider les entreprises à identifier suffisamment d’opportunités pour étendre un programme PIM à diverses initiatives, marchés et régions. 

#5 Gestion du changement

Que ce soit le passage d’un processus basé sur MS-Excel à un PIM, d’un PIM sur site à un PIM SaaS sur le cloud, ou tout changement d’habitudes ou de processus ayant un impact sur les personnes, le changement est important, et sa gestion est essentielle à l’adoption. 

La gestion du changement revêt une importance particulière pour les organisations qui déploient une nouvelle solution au milieu de « vieilles habitudes » et d’un système hérité persistant. Il est essentiel d’adopter une approche claire et structurée pour faciliter la transition des individus, des équipes et de l’ensemble de l’organisation du système actuel de gestion des données produit vers le futur outil. 

Voici quelques raisons pour lesquelles il est essentiel de prendre en compte la gestion du changement lors de l’intégration d’une nouvelle solution : 

• Résistance des parties prenantes : Si un outil est déjà en place, il est courant que de nombreux utilisateurs soient habitués aux anciens systèmes, processus et méthodes d’exécution. En identifiant les différentes sources de résistance, il sera plus facile de définir la bonne stratégie pour concrétiser le changement.  
• Incertitude : Ne pas comprendre pourquoi une nouvelle solution est mise en œuvre peut conduire à un réel désalignement entre toutes les parties prenantes. Il est essentiel de communiquer correctement le changement, ses objectifs et ses avantages, et d’aligner toutes les parties prenantes concernées avant, pendant et après l’intégration. Il est indispensable que chacun comprenne l’impact réel de l’intégration sur la stratégie globale de l’entreprise. 
• Manque d’engagement : Il est crucial d’avoir la bonne équipe d’experts pour identifier les points de douleur qui affectent l’expérience produit actuelle. Que ce soit pour harmoniser les données ou lancer un nouveau portail d’e-commerce, il est essentiel de définir des objectifs commerciaux appropriés et d’impliquer la bonne équipe pour relever les véritables défis de l’entreprise. Si les bons utilisateurs clés sont impliqués, cela harmonisera l’ensemble de l’organisation. 
• Lacunes en compétences : En intégrant la nouvelle solution PIM, certains utilisateurs peuvent craindre de ne pas avoir les compétences nécessaires pour s’adapter aux nouveaux processus et technologies. Cependant, ce n’est pas le cas, car ces connaissances seront utiles pour construire la nouvelle intégration ! Il est important de former, soutenir et guider les utilisateurs pour qu’ils se sentent en sécurité et garantir un meilleur processus d’adoption. Le changement nécessite un suivi et une évaluation constants pour s’assurer qu’il est intégré de manière permanente au sein des processus, des équipes et de la technologie.  

L’évolution des mentalités est essentielle non seulement pour favoriser l’adoption grâce à la formation, mais aussi pour améliorer l’outil lui-même. Un PIM fraîchement déployé peut résoudre les cas d’utilisation immédiats identifiés ; cependant, à mesure que les entreprises continuent de croître, des améliorations des fonctionnalités et des intégrations supplémentaires seront nécessaires. Avec le temps, de nouveaux utilisateurs et de nouvelles unités commerciales sont intégrés et peuvent nécessiter des fonctionnalités supplémentaires.

Par exemple :

• Un grand fabricant indien de produits alimentaires et de boissons décide de pénétrer sur les marchés canadiens et de lancer son propre site web avec d’autres canaux comme Walmart et Loblaws ; cela nécessiterait l’intégration de nouvelles unités opérationnelles et de nouveaux utilisateurs au Canada. 
• Pour répondre aux exigences réglementaires au Canada, il est indispensable que la description marketing soit affichée en anglais et en français. 
• La solution PIM existante nécessiterait alors des améliorations applicables au Canada, notamment l’ajout de nouveaux champs, l’ajout de nouveaux modèles d’exportation, des modifications mineures de l’interface utilisateur, etc.

Dans le scénario ci-dessus, une communication ouverte entre les entités des deux pays est essentielle pour favoriser l’adoption par les utilisateurs. Les utilisateurs doivent comprendre comment les changements mis en œuvre peuvent améliorer l’efficacité des processus, réduire les délais d’enrichissement et accélérer la mise sur le marché dans les deux pays. 

La gestion du changement est essentielle pour la réussite des changements organisationnels. Elle permet d’aligner le personnel, les processus et la technologie sur les objectifs de l’organisation, facilitant ainsi la transition et maximisant les chances de réussite de l’intégration du PIM. Impliquer les bonnes personnes au bon moment et assurer la transparence grâce à une communication claire des objectifs, des avantages, des attentes et des orientations garantissent un processus de gestion du changement sans heurts !