Wie Sie Ihr PXM-Programm erfolgreich gestalten!

Über viele Jahre hinweg hing der Erfolg eines PIM-Integrationsprojekts von Schlüsselpersonen in der IT und einem stark investierten Produktbesitzer ab. Architekten würden in einem frühen Stadium auftauchen und ihre Sichtweise darauf kundgeben, wie PIM in das komplexe Puzzle ihres Legacy-Systems passen würde. Doch die Zeiten haben sich geändert, und es scheint, dass die Zeit nach COVID den Unternehmen die Zeit gegeben hat, diesen Armwrestling-Kampf zwischen IT & Business neu zu bewerten und die Karten neu zu mischen.

Bevor wir uns für eine neue Plattform entscheiden, haben wir bei Valtech eine Welle längerer RFPs mit detaillierteren funktionalen Anforderungen gesehen, und Business- & IT-Teams kommen langsam zusammen, um ihren Ansatz zur Systemimplementierung zu überdenken, indem sie auf die Bedürfnisse ihrer Geschäftsnutzer hören.

Die Komplexität des Implementierungsprojekts kann aus einer Reihe von Gründen variieren, einschließlich

• Eine Greenfield-Implementierung
• Ersetzen eines Legacy-PIM
• Eine Migration von einem On-Premises-PIM zu einer SaaS-Plattform
• Integration des bestehenden PIM mit neuen Systemen
• Erweiterung des bestehenden PIM in neuen Geschäftseinheiten und Märkten

Aber um den Erfolg Ihrer PIM-, DAM-, PLM-Lösung oder eines anderen Systems zur Verwaltung von Produktkatalogen zu gewährleisten, benötigen Sie Adoption (wie im vorherigen Blog gesehen). Und um sicherzustellen, dass die Adoption stattfindet, müssen Sie sicherstellen, dass das Team, das Ihr magisches neues System implementiert, das Publikum, ihre Gewohnheiten, ihre Ängste, ihre Bedürfnisse und mehr versteht!

Hier ist ein programmatischer Ansatz für eine solche digitale Transformation der Schlüssel. Es ist kein punktuelles Projekt, es ist ein laufendes, das tatsächlich am Ende Ihrer ursprünglichen Implementierung beginnt – getrieben von den Schlüsselsäulen des Change Managements!

Wie man ein erfolgreiches PXM-Programm aufbaut

#1 Stellen Sie das richtige PXM-Programmteam zusammen!

Erfolg beginnt damit, Schlüsselspieler auszurichten und die richtige Dynamik um die richtigen Ziele mit nicht nur Ihrem Integrationsteam, sondern auch Ihrem Kundenteam aufzubauen. Aber wen benötigen Sie wirklich in Ihrem Team, in einer Situation wie dieser, wo IT- & Business-Fähigkeiten stark verwoben sind? Hier ist unsere Empfehlung, wenn Sie mit einem PXM-Integrator arbeiten.

Kern-PXM-Implementierungsteam

• Lead-Berater oder Practice-Lead. Er/Sie ist oft der erfahrenste PXM/PIM-Berater im Team. Sie kennen sich gut aus und haben in der Regel mindestens 5 Jahre Erfahrung. Mit einer Zuweisung von 20-30% zu Ihrem Programm können sie den Business Consultant leiten, der die meiste Konfigurationsarbeit leisten muss.
• Business Consultant. Abhängig von der Größe des Projekts empfehlen wir einen Senior- oder zumindest einen Zwischenberater, der Ihnen hilft, das Beste aus Ihrem Datenmodell, Produktlebenszyklus und Workflow-Strategie herauszuholen. Sie werden auch Ihre Anlaufstelle für die Adoption sein. Wir sprechen im Allgemeinen von einer Zuweisung von 50% bis 100% zu einem Projekt.
• Tech Consultant. Dies ist ein Profil, das wir erstellt haben, da die meisten PIM-Lösungen jetzt zu SaaS tendieren. Ihre Rolle liegt zwischen einem Entwickler und einem Architekten, und obwohl sie keine Anpassung kennen müssen, benötigen sie ein tiefes Geschäftsverständnis und eine Beherrschung von API-Verbindungen, um sich anzupassen und erfolgreich zu sein. Die primäre Rolle des Tech-Beraters besteht darin, die Technologie leicht wartbar zu halten. Wir sprechen im Allgemeinen von einer Zuweisung von 30% bis 80% zu einem Projekt.
• Architekt. Abhängig von der Größe des Programms und der Anzahl anderer Systeme, die mit Ihrem PIM verbunden sind, könnte ein Lösungsarchitekt hilfreich sein. Seine Rolle besteht hauptsächlich darin, Integrationsstrategien während der Entdeckungs-/Designphase abzustimmen. Seine Rolle liegt zwischen 10-20%.
• Projektmanager. Sie benötigen immer diese Person in Ihrem Team, die versteht, wie man die Gruppe auf Kurs, im Budget und pünktlich hält! Im Allgemeinen bitten wir diese Person, die wichtigsten Meilensteine ​​​​des Projekts zu verstehen, zusammen mit den Rollen und Verantwortlichkeiten jedes einzelnen Teammitglieds. Wir weisen in der Regel zwischen 10-15% dem Projekt zu.
• Practice Director. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Qualitätskontrolle vorhanden ist und Sie eine Meinung von jemandem haben, der viel Erfahrung in diesem Bereich hat, dann möchten Sie möglicherweise einen Practice Director mit mindestens 7+ Jahren Erfahrung etablieren. Die Zuweisung des Budgets beträgt nicht mehr als 5-10%, falls erforderlich.

Kunden-PXM-Team

Sobald Ihr PIM erfolgreich implementiert ist, benötigen Sie ein Team von PXM-Enthusiasten, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt erfolgreich übernommen wird und weiterlebt und die notwendigen Upgrades erhält, um Ihren Produktkatalog zum Strahlen zu bringen!

• PIM-Champion. Sie benötigen einen Anführer, der bereit ist, die wichtigen Entscheidungen zu treffen, der eine Vogelperspektive auf alle Ihre Prozesse hat, der als Moderator für Ihre Teams agiert und ihre Schmerzpunkte versteht und der verantwortlich dafür ist, die Nutzung Ihrer Lösung zu kontrollieren. Bei der Adoption leitet er entweder selbst oder bestimmt die Person, von der er glaubt, den notwendigen Biss zu haben, die eine solche Plattform benötigt.
• Produktdaten-Spezialisten. Das sind entweder Ihre Produktmanager, Produktmarketing-Spezialisten oder in bestimmten Fällen ein Anbieter, der Ihren Produktkatalog und die detaillierten Spezifikationen genau kennt. Sie helfen Ihnen, die richtigen Attribute, das richtige Format und die richtigen Werte auszuwählen.
• Channel-Spezialisten. Typischerweise aus dem Marketing- oder Merchandising-Team, der Channel-Spezialist beherrscht alle Anforderungen, die notwendig sind, damit Ihre Attribute von verschiedenen Kanälen empfangen werden (z.B. Amazon, Home Depot, jeder Händler usw.). Sie sind auch verantwortlich für die Überprüfung der Daten, bevor sie an ihre jeweiligen Kanäle gesendet werden, und können zusammen mit dem PIM-Champion & Produktspezialisten arbeiten, um die Daten zu verfeinern.
• Architekt. Dies wird genau die gleiche Rolle sein, wie Sie sie im Kern-PXM-Implementierungsteam hatten, außer dass dieser auf der Kundenseite sein wird.

Optionale Rollen abhängig von der Größe des Projekts:

• Lösungs- oder Unternehmensarchitekt. Ein erfahrener Architekt, für den zusätzliche Systeme kein Geheimnis sind. Diese Rolle ist notwendig, wenn viele Systeme mit Ihrem PIM verbunden sind, damit Sie die perfekte Strategie anwenden können, um die technische Skalierung im Laufe der Zeit zu sichern.
• Zusätzliche Middleware-Ingenieure. Middleware ist die Zukunft, da immer mehr Plattformen zu SaaS werden. Es muss einen Mittelsmann geben, um die Leistung beim Übertragen einer riesigen Menge an Daten zu verbessern.
• Weitere Lösungsentwickler oder technische Berater für API-Integration. Keine Kommentare hier 🙂
• Change-Management-Spezialist. Wenn das Unternehmen zu groß ist oder die Altsysteme und Mitarbeiter schon lange im Unternehmen sind, muss es jemanden geben, der auf die Analyse und Kommunikation potenzieller Widerstände gegen Veränderungen spezialisiert ist, um einen erfolgreichen, effizienten Einführungsprozess zu gewährleisten.

Haben Sie weitere Fragen? Erfahren Sie mehr über die 5 Profile, die Sie für Ihr Product Experience Management Team benötigen!

#2 Wählen Sie eine interaktive Liefermethodik

In der heutigen Welt mit dynamischen Anforderungen und flexiblen Bedürfnissen suchen Kunden nach drei Schlüsseldingen:

• Einfache Konfiguration
• Frühe Verbesserungen
• Kontinuierliche Lieferung

PIM-Projekte können auch für eine agile Lieferung übernommen werden. Die meisten SaaS-Plattformen haben einen Standardumfang an Out-of-the-Box-Funktionen und Konnektoren, um das Basis-PIM mit fast null fortgeschrittener Entwicklung einzurichten. Einige PIM-Tools ermöglichen es Geschäftsanwendern, Funktionen ohne die Notwendigkeit zusätzlicher Entwickler zu konfigurieren.

Die schnelle Einrichtung einfacher Komponenten in den frühen Iterationszyklen bietet die Möglichkeit, komplexere benutzerdefinierte Anforderungen für die Entwicklung in den kommenden Iterationen zu priorisieren.

Ein agiler Ansatz wie dieser ermöglicht Teams, in einem iterativen Modell zu arbeiten, in dem Selbstorganisation und Querkollaboration der Schlüssel sind. Iterative Entwicklung bietet die Möglichkeit, eine komplexe Implementierung in kleinere iterative Zyklen von Build-, Konfigurations- und Testaktivitäten zu unterteilen.

Das obige Diagramm zeigt eine visuelle Darstellung einer Entwicklungsinitiative, die in kleinere Iterationen unterteilt ist, wobei jede Iteration eine kondensierte Version der SDLC-Methodik selbst ist.

Organisationen können wählen, verschiedene Initiativen während jeder Iteration zu behandeln, basierend auf den größeren Zielen, Prioritäten und Komplexitäten.

Vorteile einer agilen iterativen Entwicklung

1. Enge Zusammenarbeit – Ermöglicht ein besseres Verständnis nicht nur von den Anforderungen und Erwartungen, sondern auch von den Abhilfemaßnahmen.
2. Frühe Sichtbarkeit – Frühe Ansicht der anfänglichen hochprioritären Funktionen in Form eines MVP: z.B. Produktattributseiten, die am Ende von Sprint 1 mit Beispieldaten gezeigt werden können.
3. Kontinuierliche Verbesserungen – Die Möglichkeit, etwas zu beheben und zu verbessern, das den Kundenerwartungen nicht entspricht – z.B. Aktualisieren der Benennungskonvention von Bildern aus dem DAM, um zusätzliche Felder einzuschließen.
4. Risikominderung – Kontinuierliche Iteration und Feedback verringern Risiken und bieten die Möglichkeit, Fehler in einem frühen Stadium zu korrigieren.

#3 Entwickeln Sie eine klare Roadmap & Vision

Ein systematischer Ansatz zur Implementierung von PIM beginnt mit dem Aufbau einer skalierbaren PIM-Roadmap, die anpassbar und skalierbar für vorhersehbare und unvorhersehbare Risiken in der Zukunft ist.

Eine PXM-fokussierte Roadmap wird:

• Die strategische Vision des PIM und die Endziele der Organisation definieren
• Als Leitdokument für Implementierung und Adoption dienen
• Visuelle Klarheit des Arbeitsumfangs bieten
• Sowohl interne (d.h. Schlüsselbenutzer) als auch externe (Agenturen, Berater usw.) Stakeholder-Abstimmung ermöglichen

Während die oben genannten Punkte sichergestellt werden, sollte die PIM-Roadmap die Reihenfolge der verschiedenen ausführbaren Phasen des Projekts mit klaren Meilensteinen darstellen und es evolutiv machen. Ein Beispiel für eine 3-Jahres-PIM-Roadmap wird unten gezeigt:

Explizit zu erklären, was im Rahmen und was außerhalb des Rahmens des PIM-Projekts liegt, stellt sicher, dass sowohl die Zeitpläne für jede Phase eingehalten werden als auch, dass das Projekt im Budget bleibt.

Wenn die Roadmap erstellt und die jeweiligen Phasen identifiziert sind, müssen die Teams die realistisch erreichbaren Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens definieren und auch identifizieren, was möglicherweise nicht erreichbar ist. Ein 6-monatiger Implementierungszeitraum kann die Bereitstellung von Standardkomponenten mit einigen grundlegenden Anpassungen beinhalten, während komplexe Anpassungen als außerhalb des Rahmens liegend betrachtet werden können und in einer späteren Phase aufgegriffen werden können, wenn die Ressourcen dies zulassen.

Wir empfehlen, nicht mit einem MVP zu beginnen, der über 3-4 Monate hinausgeht – warum? Weil die Verzögerung der Adoption durch wichtige Geschäftsnutzer eine Bedrohung für den Erfolg des Projekts darstellt!

#4 Etablieren Sie angemessene Risikomanagementprozesse

Jedes größere Transformationsprogramm bringt seinen eigenen Satz an Risiken und Hürden mit sich, und die Implementierung eines PIM macht da keine Ausnahme. Hürden können in vielen Bereichen auftauchen und sind nicht nur auf das Scope-Management beschränkt.

Wenn wir die Hürden eines PIM-Projekts in 3 Kategorien von Geschäft, Technik und Management einteilen, könnte die Klassifizierung folgendermaßen aussehen:

Geschäftshürden

• Geringes bis gar kein Verständnis der Produktkatalogstruktur
• Versäumnis, die Prozesse der Erstellung, Anreicherung und Syndizierung zu verstehen
• Keine etablierten Daten-Governance-Richtlinien
• Unterschätzung der Produktkomplexität

Technische Hürden

• Komplexe Integrationslandschaft
• Daten- und Informationssicherheit
• Mangelndes Verständnis der Fähigkeiten bestehender Legacy-Plattformen

Managementhürden

• Fehlendes Fachwissen zur Durchführung eines PIM-Projekts
• Versäumnis, das Engagement der Führung zu erhalten
• Keine strategische Vision für die unternehmensweite Einführung

Beispielsweise, wenn wir das Problem einer komplexen Integrationslandschaft betrachten – wo das PIM mit mehreren komplexen Systemen integriert werden mussw– kann alles ohne eine ordnungsgemäße Bewertung zu Risiken von Verzögerungen und steigenden Kosten führen. Ein starker Risikomanagementplan kann helfen, Risiken, die aus den oben genannten Hürden entstehen, zu bewältigen.

Werkzeuge wie Risikomatrizen können helfen, die Wahrscheinlichkeit und Auswirkung von Risiken zu bewerten und Folgendes ermöglichen:

• Strategien zur Minderung der Risiken
• Priorisierung und Verfolgung auf Basis des Schweregrads
• Einsatz von Ressourcen zur Neutralisierung von Risiken

Eine Risikomatrix kann auch Kunden dabei helfen, zuvor unbekannte Chancen zu identifizieren. Aus Sicht eines PIM kann ein sehr einfaches Beispiel wie folgt betrachtet werden:

Während der Integration mit dem ERP wurde festgestellt, dass die ERP-Daten Qualitätsprobleme mit vielen überflüssigen Werten hatten. Während dies ein Risiko darstellt, schlechte Daten in das PIM fließen zu lassen, bietet es auch die Gelegenheit, die Daten im ERP zu überprüfen und zu bereinigen.

Insgesamt gehen Risiken und Belohnungen Hand in Hand; eine effektive Risikomanagementstrategie kann Unternehmen helfen, genügend Möglichkeiten zu identifizieren, um ein PIM-Programm in verschiedene neue und spannende Initiativen, Märkte und Regionen auszudehnen.

#5 Change Management

Ob der Übergang von einem MS-Excel- & E-Mail-basierten Prozess zu einem PIM, von einem lokalen PIM zu einem cloud-basierten SaaS-PIM oder jegliche Umwälzung in Gewohnheiten oder Prozessen, die Menschen betrifft – Veränderung zählt, und ihr Management ist wichtig für die Adoption.

Das Change Management ist besonders entscheidend für Organisationen, die eine neue Lösung unter „alten Gewohnheiten“ und einem festgefahrenen Legacy-System einführen. Sie müssen einen klaren und strukturierten Ansatz bieten, um Einzelpersonen, Teams und die gesamte Organisation vom aktuellen Produkt-Datenmanagement zum zukünftigen zu überführen.

Hier sind einige Gründe, warum es essentiell ist, das Change Management während jeder Lösungsintegration zu berücksichtigen:

• Widerstand der Stakeholder: Wenn bereits ein altes System vorhanden ist, ist es üblich, dass viele Nutzer an diese älteren Systeme, Prozesse und Ausführungsmethoden gewöhnt sind. Durch das Identifizieren der verschiedenen Widerstandsquellen wird es einfacher, die richtige Strategie festzulegen, um die Veränderung herbeizuführen.
• Unsicherheit: Nicht zu verstehen, warum eine neue Lösung implementiert wird, kann zu einer echten Fehlausrichtung aller Stakeholder führen. Es ist entscheidend, die Veränderung, den Zweck, die Ziele und die Vorteile dieser neuen Integration korrekt zu kommunizieren und alle beteiligten Stakeholder vor, während und nach der Integration auszurichten. Jeder muss den wirklichen Impact der Integration auf die globale Geschäftsstrategie verstehen.
• Mangel an Engagement: Es wird wichtig, das richtige Team von Experten zu haben, die helfen können, die aktuellen Schmerzpunkte zu bestimmen, die das aktuelle Produkterlebnis beeinflussen. Ob es darum geht, Daten zu harmonisieren oder ein neues E-Commerce-Portal zu starten, das Festlegen korrekter Geschäftsziele ist entscheidend. Das Einbeziehen des richtigen Teams, um die echten geschäftlichen Herausforderungen anzugehen, ist der Schlüssel. Wenn Sie die richtigen Schlüsselbenutzer einbeziehen, wird dies zu einer Harmonie in der gesamten Organisation führen.
• Kompetenzlücken: Durch die Integration der neuen PIM-Lösung könnten sich einige Nutzer fühlen, als hätten sie nicht die Fähigkeiten, sich an die neuen Prozesse und Technologien anzupassen, aber das ist nicht der Fall, da dieses Wissen nützlich sein wird, um die neue Integration aufzubauen! Trainieren, unterstützen und leiten Sie die Nutzer an, um ihnen Sicherheit zu geben und einen besseren Adoptionsprozess zu gewährleisten. Veränderung erfordert ständige Überwachung und Bewertung, um sicherzustellen, dass sie dauerhaft in Prozess, Menschen und Technologie integriert ist!

Ein sich wandelndes Mindset ist nicht nur der Schlüssel, um die Adoption durch Schulung voranzutreiben, sondern es ist auch entscheidend, um Systemverbesserungen voranzutreiben. Ein PIM, das gerade eingeführt wurde, mag in der Lage sein, den sofort identifizierten Anwendungsfall zu lösen; jedoch, da Unternehmen weiter wachsen, werden Feature-Verbesserungen und zusätzliche Integrationen erforderlich sein. Mit der Zeit werden neue Nutzer und Geschäftseinheiten eingebunden, die möglicherweise zusätzliche Funktionalitäten benötigen.

Beispielsweise:

• Ein führender Hersteller von Lebensmitteln und Getränken aus Indien beschließt, die kanadischen Märkte zu betreten und seine eigene Website zusammen mit anderen Kanälen wie Walmart und Loblaws zu starten; das würde die Onboarding neuer BUs und Nutzer aus Kanada erfordern
• Um regulatorischen Anforderungen in Kanada zu entsprechen, muss die Marketingbeschreibung in Englisch und Französisch angezeigt werden
• Die bestehende PIM-Lösung würde dann Verbesserungen benötigen, die für Kanada gelten, einschließlich der Hinzufügung neuer Felder, neuer Exportvorlagen, geringfügiger Änderungen in der Benutzeroberfläche usw.

In dem oben genannten Szenario ist eine offene Kommunikation zwischen den Entitäten beider Länder entscheidend, um die Benutzerakzeptanz zu fördern. Die Nutzer sollten offen dafür sein zu verstehen, wie die implementierten Änderungen zu einer höheren Prozesseffizienz, kürzeren Anreicherungszeiten und schnelleren Markteinführungen in beiden Ländern führen können.

Das Change Management ist wesentlich für die erfolgreiche Implementierung organisatorischer Veränderungen. Es hilft, Menschen, Prozesse und Technologie mit den Geschäftszielen der Organisation in Einklang zu bringen, erleichtert einen reibungsloseren Übergang und maximiert die Chancen auf eine erfolgreiche PIM-Integration. Das Einbeziehen der richtigen Personen zur richtigen Zeit und das Sicherstellen von Transparenz durch klare Kommunikation von Zielen, Vorteilen, Erwartungen und Anleitungen gewährleistet einen reibungslosen Change-Management-Prozess!

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Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag des Akeneo-Partners Valtech.