Design Thinking als Werkzeug zur modernen Anforderungserhebung

Mit dem Lasten- und Pflichtenheft ist es so, wie mit einem Sparbuch bei der Bank: Weder zeitgemäß noch gewinnbringend, aber immer noch zu finden. Das Gleiche gilt für das sogenannte Wasserfall-Projektvorgehen: Über Interviews, Fragebögen oder Beobachtungen werden Anforderungen erhoben, meist im stillen Kämmerlein, ohne miteinander zu reden. Diese Anforderungen werden in einem Lastenheft dokumentiert und anschließend an den potenziellen Projektpartner übergeben, der damit (PIM-)Projekte schnell, günstig und problemlos umsetzen soll – am besten vollkommen selbstständig und ohne dabei das Daily Business zu stören.

Dass dieses Vorgehen nicht zum gewünschten Erfolg führen wird, ist klar. Schon der erste Schritt, die Anforderungserhebung, birgt zahlreiche Stolpersteine, wenn sie nicht als Teamwork verstanden wird. Das Zusammentragen der Anforderungen ist die Basis für ein erfolgreiches Projekt und muss mit einem Rundumblick auf das gesamte Unternehmen alle entscheidenden Faktoren identifizieren, evaluieren und transparent machen. Wie Unternehmen dieser Rundumblick gelingt und Erhebungen auf eine kreative und intelligente Weise gestaltet werden können, haben wir in diesem Beitrag genauer unter die Lupe genommen.

Design Thinking – Modern und kreativ statt unflexibel und verstaubt

Die typischen Herausforderungen, die zwischen Anforderungsgeber und -nehmer entstehen, führen bereits von Anfang an zu Problemen:

• Kommunikationsschwierigkeiten unter den Projektbeteiligten
• Anforderungsbeschreibungen von schlechter Qualität
• widersprüchliche Sichten auf den Ist-Zustand
• unklare Vorstellungen vom zukünftigen System
• Ziele, die sich im Laufe eines Projekts ändern

All diese Dinge erschweren den Projektablauf und werden immer wieder zu neuen Problemen führen. In unserer neuen Arbeitswelt mit alternativen Arbeitsmodellen und -ansichten, mit unkonventionellen Firmenphilosophien und agilem Projektmanagement werden komplexe Probleme längst nicht mehr nur mit klassischen Methoden gelöst. Immer häufiger setzen Unternehmen auf eine Problemlösungsstrategie, die den »Design Thinking-Ansatz« involviert. Schon oft gehört und doch im Grunde unbekannt – Was ist das eigentlich, Design Thinking?

Design Thinking beschreibt einen Ansatz, bei dem verschiedene Kreativtechniken eingesetzt werden, um Lösungen für komplexeProbleme zu finden. Diese Lösungsfindung wird in sechs Prozessphasen unterteilt. Mit Hilfe der Kreativmethoden durchläuft man jede der Phasen mit einem bestimmten Ziel.

Design Thinking: Der Mensch im Mittelpunkt

Hervorzuheben ist dabei, dass anders als bei klassischen Vorgehensweisen der Mensch im Mittelpunkt der Problembetrachtung steht. Zu Beginn wird in Teamarbeit ein gemeinsames Verständnis für die Ausgangssituation entwickelt. Dabei setzen sich alle Projektbeteiligten und Stakeholder zusammen, stecken einen Problemraum ab und sammeln dafür Anforderungen. Eine bewährte Technik, die dabei zum Einsatz kommt, ist das »Why-How-Laddering«, bei der die Bedürfnisse einzelner Personen im Vordergrund stehen, um so die Ausgangssituation zu verstehen und Beobachtungen anzustellen. Ziel ist es, eine zentrale Vorgehensweise zu definieren, denn oftmals steckt hinter den Anforderungen oder den Problemen des Einzelnen viel mehr, als auf den ersten Blick sichtbar wird.

Die Abbildung zeigt, wie eine Ausgangsfrage erörtert werden kann. Am Ende ist die ursprüngliche Frage um neue Betrachtungswinkel erweitert, wodurch die Bedürfnisse des Fragenden besser widergespiegelt werden, daraus womöglich noch präzisere Fragen und so eine neue Ausgangssituation entstehen kann: »Welches System zur Unterstützung von Produktmarketing ist am besten geeignet?«.

Wurden die beiden ersten Phasen erfolgreich durchlaufen, werden die Ergebnisse zusammengetragen und in Beziehung zueinander gesetzt. Daraus wird ein gemeinsamer Standpunkt definiert und als ideale, transparente Ausgangslage für (Digitalisierungs-)Projekte genutzt. Dabei ist es sinnvoll, die eigene Zielgruppe so exakt wie möglich zu beschreiben, denn ihre Bedürfnisse sind für das weitere Projektvorgehen ausschlaggebend. Dafür eignet sich eine weitere Methode, die dem Design Thinking zugeordnet wird: der Einsatz von Personas.

Bei der Beschreibung der Personas bleibt der Mensch im Zentrum der Betrachtung, denn eine Persona steht stellvertretend für den »idealen Kunden« bzw. für eine typische Zielgruppe. Sie gibt ein klares Profil, mit dessen Hilfe Unternehmen Prozesse, Produkte, Erlebnisse und Services ausbauen, optimieren und nutzerzentriert gestalten können. Mit der Erstellung einer oder mehrerer Persona(s) kann die Anforderungsphase eines Projektes als abgeschlossen betrachtet werden, denn sie eint alle Erkenntnisse und Schlussfolgerungen und dient in künftigen Projekt- und Design-Thinking-Phasen als Leitstern.

Design Thinking für ein Umdenken in den Köpfen der Mitarbeiter

Oftmals bringen diese Kreativtechniken wie »Why-How-Leddering« oder die Erstellung von Personas genau jene Perspektive in ein Projekt, die es braucht, um innovative Lösungen und moderne Ideen zu finden. Doch nicht nur an dieser Stelle gibt es positive Aspekte,  sondern auch in Bezug auf das oftmals mit Digitalprojekten angesprochene Change-Management, das Umdenken in den Köpfen der Mitarbeiter. Die Projektbeteiligten bekommen von Beginn an das Gefühl, sich aktiv an der Lösung eines Problems beteiligen zu können, statt passiv vor einem immensen Anforderungsberg zu stehen. Durch das gemeinsame Zusammentragen, den Austausch untereinander und das Darstellen aller Kriterien beginnt das Umdenken in den Köpfen sehr früh und schafft dadurch eine hohe Akzeptanz für neue Prozesse und ebenso in der Anwendungsbereitschaft für die neue Softwarelösung.

Wer sich allein nicht an neue kreative Methoden herantraut, der kann sich erfahrene Partner wie die Digitalagentur dotSource zu Hilfe holen. Die Digitalisierungsexperten haben nicht nur umfangreiche Erfahrungen mit diesen Methoden und enden diese regelmäßig sowohl in internen als auch in Kundenprojekten an, sondern wissen auch, wie alle essenziellen Faktoren, die zum Erfolg eines Projekts beitragen, nicht aus dem Blick verloren werden.

Autor: Tino Machts
Team Leader PIM | MDM Digital Experience Solutions

Seit Juni 2015 ist Tino Machts bei dotSource GmbH tätig. Zunächst im Bereich Strategie, Onlinemarketing und Design aktiv, ist er heute als Experte für Produktinformationsmanagement, Master Data Management und Contentmanagement Leiter eines mehrköpfiges PIM-Teams. Zahlreiche PIM-Projekte konnte der studierte Wirtschaftsinformatiker bereits begleiten und erfolgreich umsetzen, mit Akeneo bspw. für einen Online-Baumarkt.