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Business-Rules-Management in Akeneo PIM gewährleistet bei Sanicare automatisierte Harmonisierung komplexer Produktdaten

Sanicare

Number of Users

50

Number of Products

+930000 SKUs

Data Sources

ERP

Excel

ABDA

Distribution Channels

3

Bei Sanicare handelt es sich um eine Versandapotheke mit Sitz im niedersächsischen Kurort Bad Laer. Die Marke firmiert unter dem Namen BS-Apotheken OHG zu welcher noch drei weitere Versandapotheken sowie zwei Filialapotheken gehören. Bis vor circa fünf Jahren pflegte die Unternehmensgruppe diese Shops über drei separate Warenwirtschaftssysteme auf SAP-Basis. Dementsprechend erfolgte auch das Anlegen der Produktdaten für jeden Artikel in jedem System separat und folglich auch mehrfach.

 

Bisheriges System mit physischen Grenzen

Bei über 850.000 Artikeln in der Produktdatenbank und über 70.000 verfügbaren Produkten im Kernsortiment, die wiederum über 251 Attribute typisiert und kategorisiert werden können, war nicht nur die Produktdatenanlage mit einem extrem großen Aufwand verbunden. Auch das bis dahin eingesetzte System geriet an seine physischen Grenzen. Ein alternatives System selbst zu entwickeln, hätte zu lange gedauert und wurde als zu kompliziert erachtet. Aus diesem Grund entschloss sich die BS-Apotheken OHG, das Anlegen von Produktdaten mit Akeneo zu zentralisieren und über dessen PIM alle Shops aus einem System heraus anzusteuern. Dazu wurde eine IT-Infrastruktur angelegt, die eine dezentrale Datenpflege über verschiedenste Abteilungen hinweg ermöglichen sollte. Bis dato führten dies ausschließlich speziell geschulte Mitarbeiter über SAP durch.

 

The Challenge

Datenimport aus ABDA mit großem Aufwand verbunden

Versandapotheken wie Sanicare beziehen ihre originären Produktdaten aus einer zentralen Datenbank, die von der Bundesvereinigung Deutscher Apothekerverbände e. V. (ABDA) verwaltet wird. Als erste „Quelle der Wahrheit“ befindet sie sich auf dem aktuellen Stand und beinhaltet alle gesetzlich relevanten Informationen und Daten zu Arzneimitteln, wie etwa Rezeptpflicht, Kühlpflicht oder etwa Gefahrstoffe. Ein vollumfänglicher Datenimport aus dieser Datenbank war auf Grund der komplexen Datenstruktur nur sehr schwer möglich. Stattdessen erforderte dieser Prozess eine manuelle Nachbearbeitung der ABDA-Daten. Produktdaten konnten sich deshalb nie auf dem neuesten Stand befinden. Aus diesem Grund entsteht am Point-of-Sale einerseits durch teilweise veraltete Daten ein Rückstand, andererseits aber auch ein hoher Aufwand in der Datenpflege. Dieses Defizit löst Akeneo, indem es die ABDA-Rohdaten zunächst strukturiert, bevor diese mit dem dezidierten Businessrule-Management im PIM selbst harmonisiert werden. Auf diese Weise macht das PIM selbst komplexe ABDA-Daten einfach nutzbar. 

 

PIM-Regeln automatisieren Datenverwaltung

Durch derzeit 160 benutzerdefinierte Rules lassen sich über das Akeneo PIM ABDA-Produktdaten filtern und verwalten. Diese Regeln erleichtern Sanicare die tägliche Arbeit enorm, weil sie die bis dato mühsame und redundante Datenverwaltung automatisieren. Die Regeln geben zum Beispiel vor, dass Sanicare CBD-Produkte (Cannabidiol, Phyto-Cannabinoid aus dem weiblichen Hanf (Cannabis)) oder Arzneimittel, die etwa Haifischflossen-Extrakt als Wirkstoff enthalten, nicht automatisch in den Verkauf durchleitet, weil für sie besondere gesetzliche Rahmenbedingungen gelten, die einer manuellen Überprüfung bedürfen. Während andere Produkte automatisch aus der ABDA-Datenbank in den Shop importiert werden, erfordern etwa Cannabis-Produkte eine explizite „händische“ Freigabe, bevor Kunden diese im Shop käuflich erwerben können. Anhand der Regeln prüft das PIM insofern täglich jedes Produkt – z. B. auch auf die Chargennummer. Ist diese abgelaufen, werden Arzneiprodukte automatisch selektiert und aus dem Verkauf genommen. Würde das PIM diese Absortierung nicht durchführen, würden hier kostenpflichtige Abmahnungen drohen.

 

Durch PIM Abmahnquote auf Minimum reduziert

Das PIM-Regelmanagement versetzt Sanicare jetzt in die Lage, ABDA-Daten vollständig zu kontrollieren. Über eine eindeutige Produkt-ID lassen sich ABDA-Daten auslesen und im PIM eindeutig mappen. Auf diese Weise funktionieren auch Produktdaten-Updates reibungslos und die Reaktionszeiten auf sich verändernde Marktgegebenheiten reduzieren sich auf ein Minimum.

 

Durch das Akeneo PIM vereinfachen wir das tägliche Produktdaten-Handling in erheblichem Maße. Dadurch erschließen wir wertvolle Zeitressourcen, die uns jetzt für unsere eigentliche Kernaufgabe zur Verfügung stehen: den Verkauf weiter zu optimieren.

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