Sanicare

Bisheriges System mit physischen Grenzen

Bei über 850.000 Artikeln in der Produktdatenbank und über 70.000 verfügbaren Produkten im Kernsortiment, die wiederum über 251 Attribute typisiert und kategorisiert werden können, war nicht nur die Produktdatenanlage mit einem extrem großen Aufwand verbunden. Auch das bis dahin eingesetzte System geriet an seine physischen Grenzen. Ein alternatives System selbst zu entwickeln, hätte zu lange gedauert und wurde als zu kompliziert erachtet. Aus diesem Grund entschloss sich die BS-Apotheken OHG, das Anlegen von Produktdaten mit Akeneo zu zentralisieren und über dessen PIM alle Shops aus einem System heraus anzusteuern. Dazu wurde eine IT-Infrastruktur angelegt, die eine dezentrale Datenpflege über verschiedenste Abteilungen hinweg ermöglichen sollte. Bis dato führten dies ausschließlich speziell geschulte Mitarbeiter über SAP durch.

Datenimport aus ABDA mit großem Aufwand verbunden

Versandapotheken wie Sanicare beziehen ihre originären Produktdaten aus einer zentralen Datenbank, die von der Bundesvereinigung
Deutscher Apothekerverbände e. V. (ABDA) verwaltet wird. Als „Single Source of Truth“ befindet sie sich auf dem aktuellen Stand und
beinhaltet alle gesetzlich relevanten Informationen und Daten zu Arzneimitteln, wie etwa Rezeptpflicht, Kühlpflicht oder Gefahrstoffe. Ein vollumfänglicher Datenimport aus dieser Datenbank war auf Grund der komplexen Datenstruktur nur sehr schwer möglich. Stattdessen erforderte dieser Prozess eine manuelle Nachbearbeitung der ABDA-Daten.
Produktdaten konnten sich deshalb nie auf dem neuesten Stand befinden. Aus diesem Grund entsteht am Point-of-Sale einerseits durch teilweise veraltete Daten ein Rückstand, andererseits aber auch ein hoher Aufwand in der Datenpflege. Dieses Defizit löst Akeneo, indem es die ABDA-Rohdaten zunächst strukturiert, bevor diese mit dem dezidierten Businessrule-Management im PIM selbst harmonisiert werden. Auf diese Weise macht das PIM selbst komplexe ABDA-Daten einfach nutzbar.

PIM-Regeln automatisieren Datenverwaltung

Durch derzeit 160 benutzerdefinierte Rules lassen sich über das Akeneo PIM ABDA-Produktdaten filtern und verwalten. Diese Regeln erleichtern Sanicare die tägliche Arbeit enorm, weil sie die bis dato mühsame und redundante Datenverwaltung automatisieren. Die Regeln geben zum Beispiel vor, dass Sanicare CBD-Produkte (Cannabidiol, Phyto-Cannabinoid aus dem weiblichen Hanf (Cannabis) oder Arzneimittel, die etwa Haifischflossen-Extrakt als Wirkstoff enthalten, nicht automatisch in den Verkauf durchleitet, weil für sie besondere gesetzliche Rahmenbedingungen gelten, die einer manuellen Überprüfung bedürfen. Während andere Produkte automatisch aus der ABDA-Datenbank in
den Shop importiert werden, erfordern etwa Cannabis-Produkte eine explizite „händische“ Freigabe, bevor Kunden diese mi Shop käuflich erwerben können. Anhand der Regeln prüft das PIM insofern täglich jedes Produkt – z.B. auch auf die Chargennummer. Ist diese abgelaufen, werden Arzneiprodukte automatisch selektiert und aus dem Verkauf genommen. Würde das PIM diese Absortierung nicht durchführen, würden hier kostenpflichtige Abmahnungen drohen.

Durch PIM Abmahnquote auf Minimum reduziert

Bei über 850.000 Artikeln in der Produktdatenbank und über 70.000 verfügbaren Produkten im Kernsortiment, die wiederum über 251 Attribute typisiert und kategorisiert werden können, war nicht nur die Produktdatenanlage mit einem extrem großen Aufwand verbunden. Auch das bis dahin eingesetzte System geriet an seine physischen Grenzen. Ein alternatives System selbst zu entwickeln, hätte zu lange gedauert und wurde als zu kompliziert erachtet. Aus diesem Grund entschloss sich die BS-Apotheken OHG, das Anlegen von Produktdaten mit Akeneo zu
zentralisieren und über dessen PIM alle Shops aus einem System heraus anzusteuern. Dazu wurde eine IT-Infrastruktur angelegt, die eine dezentrale Datenpflege über verschiedenste Abteilungen ermöglicht.