Tipps für den Einsatz eines PIM-Systems — Damit PIM nicht zum Elefanten im Porzellanladen wird

Tipps für den Einsatz eines PIM-Systems

Der folgende Beitrag, verfasst von Helga Sterr, Senior Business Consultant bei unserem Partner brix cross media, wurde ursprünglich auf Medium veröffentlicht. Wir (ver)teilen Tipps eines erfahrenen Conusltants wie Helga nur zu gern – natürlich mit Ihrem Einverständnis.

Helga Sterr, Senior Business Consultant, brix cross media

Nachfolgendes ist natürlich «nur ein kleiner Teil der Welt». Jeder, der eine PIM implementiert, hat sicherlich andere Erfahrungen gesammelt und zieht andere Schlüsse aus seinen Erfahrungen. Das sind einfach meine aktuellen Erfahrungen und meine Schlüsse, bzw. Empfehlungen.

«Aber bitte mit Sahne» — Definitionen

TIPP: Es ist gut, sich immer wieder das Einsatzgebiet eines PIM-Systems vor Augen zu führen. Klarheit darüber hilft allen Beteiligten, nicht erfüllbare Erwartungen zu entwickeln und beugt Frustration vor. Eine klare Kommunikation der PIM-Ziele, Fokussierung und Abgrenzungen sind für jedes PIM-Vorhaben unabdingbar. Sie dimensionieren nicht nur das Projekt sinnvoll, sondern ermöglichen die Implementierung des «richtigen» PIM-Systems in Ihrem Unternehmen.

«Unter Produktinformationsmanagement (auch PIM oder engl. Product Information Management) versteht man die Bereitstellung von Produktinformationen für den Einsatz in verschiedenen Ausgabemedien beziehungsweise Vertriebskanälen sowie für unterschiedliche Standorte. Voraussetzung dafür ist die medienneutrale Verwaltung, Pflege und Modifikation der Produktinformationen in einem zentralen System, um jeden Kanal ohne großen Ressourcenaufwand mit konsistenten akkuraten Informationen beliefern zu können.» — Wikipedia

Mit dem Einsatz eines PIM-Systems löst ein Unternehmen nicht grundsätzlich all seine Probleme, auch wenn mancher PIM-Hersteller das verspricht.

Ist PIM ein IT- oder ein Marketing-Thema? — Ein System zwischen den Welten?

Kaum ein Stück Technologie ist so klar dem Marketing und Verkauf zuzuordnen wie ein PIM-System.

Man kann sich zwar über die verschiedenen IT-Strategien auseinandersetzen, aber auch im Zeitalter von E-Commerce ist IT nicht gleichzusetzen mit Marketing, Verkauf, Einkauf, Produktmanagement und Content Management. Neue Technologien sind «Enabler» von neuen Geschäftsmodellen.

TIPP: Nur alle Disziplinen mit einer nahtlosen Zusammenarbeit und mit gleichwertiger Gewichtung der Bereiche und Ihren Kompetenzen führen zu einer sehr guten Implementierung eines PIM-Systems.

TIPP: Damit die IT das Business erfolgreich unterstützen kann, muss das Business in der Lage sein, seine Anforderungen für die IT klar zu formulieren. Externe neutrale und erfahrene Berater können in diesen Fällen eine Schnittstellenfunktion übernehmen. Abgrenzungen (IT-Marketing-Produktmanagement usw.), Verantwortungen und Erwartungen sind weit im Vorfeld eines PIM-Einsatzes zu besprechen und zu formulieren. Eine klare und vor allem dokumentierte Kommunikation und Vereinbarungen helfen in allen Fällen.

TIPP: Was ist zu verhindern? Frustration mit den IT-Gegebenheiten auf Seiten des Marketings, Verkaufs, Einkaufs und Produktmanagements, die sich dann aus Verzweiflung auf ein Kompromiss einlassen, um überhaupt ein PIM-System im Unternehmen an den Start bringen zu können.

Die Verkaufskanäle — Output

Eine PIM ist Output-orientiert. Um eine PIM erfolgreich zu implementieren, ist die Definition des Outputs, den man damit generieren möchte, entscheidend. In vielen Fällen ist der Output Input für E-Commerce, Marktplätze, Print und POS.

TIPP: Ist der zukünftige Fokus auf die digitalen Verkaufskanäle gelegt, ist es sinnvoll, diese auch in der Implementierung zu priorisieren und Print-Output neu zu konzipieren, damit er höchstmöglich automatisiert ausgegeben werden kann. Die meisten modernen PIM benötigen entsprechende Output-Module (Drittanbindungen), die aufwendiger zu implementieren sind, vor allem dann, wenn die Print-Designs nicht auf die Automatisierung hin neu konzipiert werden.

TIPP: E-Commerce lebt von Echtzeit. Achten Sie in jedem Fall darauf, das das neue PIM-System die bestmöglichen Schnittstellen zu Ihrer E-Commerce-Lösung und zu den Umsystemen erhält. Es ist frustrierend, wenn neu gepflegte Daten erst Tage nach der Pflege online sein können.

Die Menschen, die damit arbeiten sollen — Prozesse

Ein PIM-System soll die Effizienz des Managements von Produktinformationen signifikant erhöhen. Das tut es definitiv nicht, wenn im Unternehmen bereits vor der Evaluation Unklarheit darüber besteht, wer die Daten beschafft, erzeugt, veredelt, pflegt und ausgeben wird. Nichts ist frustrierender wie ein PIM-System, das nicht durch die täglichen Arbeitsprozesse führt und offen lässt, wer, wann, was, in welcher Qualität und in welchem Umfang tun muss.

TIPP: Die Prozesse und Verantwortungen sollten bereits im Vorfeld der Evaluation definiert werden und in der Implementierung vorrangig behandelt werden. Ein korrektes Abbilden der Produktdaten-Pflege-Prozesse im PIM-System ist damit eines der wichtigsten Anforderungen und die Menschen, die damit arbeiten sollen, müssen von Projektbeginn an korrekt mit einbezogen werden.

TIPP: Es ist sinnvoll, den gesamten Prozess, von der Beschaffung der Artikelinformationen, über die Stammdatenerfassung (ERP), der Veredelung (PIM) bis hin zur Ausgabe (PIM) zu definieren. So wird schnell klar, ob neue Prozess-Schnittstellen oder Ressourcen geschaffen werden müssen. Die Vor-Prozesse müssen die nachfolgenden Prozesse nahtlos und mit richtigen Daten beliefern, damit niemand in der Prozesskette ein Nadelöhr bildet und letztendlich ein verkürztes Time-to-Market dadurch doch verhindert wird.

Die Menschen, die diese Informationen liefern oder erzeugen sollen — Ihre Mitarbeiterinnen, Ihre Mitarbeiter und Ihre Lieferanten

Ein PIM-System ist in erster Linie einfach ein sehr gutes Gefäss für Produktinformationen mit viel Funktionalität, aber nur das Unternehmen selbst kann definieren, wie und in welcher Qualität Daten im PIM-Systeme entstehen sollen und werden. Ein PIM-System macht aus schlechten Texten, unzureichenden technischen Merkmalen und schlechten Bildern nicht ohne Ihr Zutun gute. Es gilt: «Shit in, Shit out!». Nichts ist demoralisierender als ein «nagelneues hippes» PIM-System mit «Schrottdaten».

TIPP: Bereits in der Evaluationsphase eines PIM-Systems ist es sinnvoll, sich mit dem Inhalten zu befassen, die im PIM-System gehalten und ausgegeben werden sollen. Die Beantwortung folgender Fragen wird Ihnen dabei helfen:

– Welche Qualität sollen meine Produktinformationen haben? Beschreibungstexte für Print, für E-Commerce, für etwas anderes? Technische Daten? Bilder? Videos? Produktblätter? Sicherheitsblätter? Für jede Produktinformation muss es eine dokumentierte Definition der Qualität und des Umfangs geben.

– Was habe ich bereits an Produktinformationen, die in das PIM-System migriert werden könnten und bereits meinen Qualitätsvorstellungen entsprechen? Migrieren Sie möglichst keine Daten, von den Sie bereits wissen, dass Sie in keinem Fall genügen werden. Machen Sie sich einen dedizierten Konsolidierungsplan für diese Daten im neuen PIM-System, den allen Beteiligten als Meilenstein und Aufwand bewusst, kommuniziert und zeitlich eingeplant ist. Zu einer erfolgreichen PIM-Implementierung gehört die Implementierung der Produktinformationen selbst.

– Wenn Ihnen Ihre Lieferanten Produktinformationen zur Verfügung stellen sollen, dann sind weitere zentrale Frage zu beantworten: Wie findet der Datenaustausch zwischen Ihnen und den Lieferanten statt? Und: Wie bringen Sie Ihre Lieferanten dazu, die von Ihnen gewünschte und notwendige Datenqualität zu liefern? Nehmen Sie diese Fragen als zentrale Anforderungen mit in Ihre Evaluation. Ein PIM-System, das keine smarten Optionen für den Datenaustausch bietet, wird den Aufwand in Sachen Produktinformationen nicht minimieren. Reine «Excel-Schlachten» sind mit smart nicht gemeint, sondern moderne Lieferantenportale als Module Ihres PIM-Systems, die Datenqualität faktisch «erzwingen».

– Wenn Sie selbst Ihre Produktinformationen erzeugen: Wer in Ihrem Unternehmen wird diese erzeugen? Sind die entsprechenden Qualifikationen bereits vorhanden oder müssen diese erst aufgebaut werden? Haben die Organisationseinheiten oder die Personen real die entsprechenden Ressourcen, Produktinformationen in einer neuen Qualität zu erzeugen und zu pflegen? Wie werden heute Produktinformationen in Ihrem Unternehmen erzeugt und was braucht es, damit die «alte Arbeitsweise» nicht in ein modernes PIM-System übernommen wird, sondern eine neue entwickeln wird, die optimal auf das neue PIM-System abgestimmt ist. Es ist leider oft der Fall, dass überkommene Prozesse in einem neuen PIM-System abgebildet werden sollen und das neue System somit gar keine Chance erhält, sein Potenzial optimal zu entfalten.

Die Menschen, die die Produktinformationen benötigen — Ihre Kunden

TIPP: Machen Sie sich immer wieder bewusst, dass ein PIM-System Output-orientiert ist und Ihre Kunden mit relevanten Informationen bedienen muss, damit Ihre Kunden Ihre Produkte kaufen. Ein PIM-System selbst ist für Ihre Kunden nicht sichtbar, sondern die Ausgabekanäle, aber als zentraler Ort von Produktinformationen unabdingbar, damit alle Kanäle mit hochwertigen Produktinformationen integer bestückt werden können. Machen Sie daher nur absolut notwendige Kompromisse bei der Funktionalität, der PIM-Hersteller-Auswahl, dem Budget und der Implementierung. Ein PIM-System darf keine «Krücke» werden, ansonsten können weder Sie noch Ihre Kunden profitieren.

Einzigartige Anforderungen eines einzigartigen Unternehmens

Für mich ist jedes Unternehmen einzigartig, mit einzigartigen Strategien, einzigartigen Menschen, Produkten und Dienstleistungen. Jedes Unternehmen wünscht sich eine massgeschneiderte PIM-Lösung, das zu ihm und seiner Branche passt.

TIPP: Wie jedes Stück Technologie unterliegen PIM-Systeme ebenfalls einer gewissen Standardisierung, bzw. weisen grundlegende Funktionen auf, die fast jedes PIM-System aufweisen muss, damit es sich ein PIM-System nennen kann. Definieren Sie daher Ihre PIM-Strategie umsichtig. Was ist Ihnen wirklich wichtig? «Innovation»? «Eine Standard-Software»? «Best of breed»? «Nur Open Source»? «Nur das Nötigste»?«Muss in das Budget passen»? «Muss 1:1 unsere Prozess abbilden»? «Muss Schnittstellen zu unserem 20-jährigen ERP haben»? Muss 100% «customizable» sein? «Muss in unsere Systemlandschaft passen»? «Muss kurzfristig den ROI erbringen»? «Muss …»? Abhängig von Ihren Aussagen, werden die Auswahloptionen eines PIM-Systems kleiner oder grösser und das PIM-Projekt selbst kleiner oder grösser. Ich empfehle Ihnen, offen und veränderungsbereit zu sein.

TIPP: Starke Restriktionen oder rigide Ansichten führen nicht zum Ziel, wenn Sie sich ernsthaft digital weiterentwickeln möchten. Seien Sie bereit, Ihre Prozesse zu ändern, damit Sie von modernen PIM-Lösungen profitieren können. Ein PIM-System, das Sie irgendwie in Ihr Unternehmen «reinzwingen», wird Ihnen nicht die versprochenen Vorteile bringen.

Die Evaluation

TIPP: Vor der Evaluation: Bereiten Sie Ihre Teams intern so umfassend wie möglich auf das Thema PIM vor. Falls in Ihrem Unternehmen kein PIM-Wissen vorhanden ist, nutzen Sie die Beratungsleistung eines PIM-Herstellers/-Integrators oder eines neutralen Beraters, der Ihnen und Ihren Teams bereits die grundlegenden Kenntnisse vermittelt.

TIPP: Vor der Evaluation: Analysieren und dokumentieren Sie Ihren Ist-Zustand in Sachen Produktinformationen umsichtig und vor allem umfassend. Auch hier können erfahrene externe Berater Unterstützung bieten. Die Analyse wird benötigt, um den Weg von vorher zu naher konkret zu definieren und alle Meilensteine zu identifizieren, die zu erreichen sind, damit ein PIM-System höchstmöglichen Nutzen bietet.

TIPP: Erstellen Sie einen Anforderungskatalog und einen Soll-Zustand — nach bestem Wissen und Gewissen und Ihrem aktuellen Stand der Kenntnisse entsprechend. Sie können das Soll jederzeit modifizieren, wenn Sie neue Erkenntnisse während der Evaluation gewinnen.

TIPP: Wählen Sie das Evaluationsteam mit Bedacht aus und verschaffen Sie diesem Team ausreichend Zeit. Menschen, die «noch nie etwas von PIM gehört haben, sich eigentlich nicht wirklich dafür interessieren, aber gerade Zeit haben, eigentlich gar nicht damit arbeiten werden, nichts entscheiden können, eigentlich gar keine Zeit haben für sowas, keine Ahnung von Technik haben, aber damit irgendwie schon arbeiten werden», usw. sind nicht geeignet, eine so weitreichende Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. (P. S.: In jeder Evaluation habe ich einen oder mehrere der aufgeführten Sätze gehört.)

TIPP: Lassen Sie den Anbietern Zeit, Ihr PIM-System zu präsentieren und sich gebührend vorzustellen. Präsentationstermine von nur einer Stunde pro Anbieter können keine nachvollziehbare und ernsthafte Entscheidungsgrundlage für eine PIM-System und eine langfristige Geschäftsbeziehung sein und führen letztendlich zu «Bauchentscheidungen». Der Bauch ist zwar gut, aber real wird ein Stück Technologie implementiert, das Bauchweh verursachen wird, wenn das Bauchgefühl in der Evaluation sich nicht bewahrheitet.

Die Entscheidung — Der Gewinner ist …

TIPP: Machen Sie vor Ihrer Entscheidung mit dem von Ihnen bevorzugten Dienstleister einen Workshop, mindesten eine halben Tag, um einen tieferen Einblick in die Lösung und den Kompetenzen des zukünftigen Dienstleisters zu erhalten. Scheuen Sie diese Kosten nicht, sie lohnen sich.

TIPP: Jede PIM-Entscheidung ist letztendlich ein Kompromiss zwischen IT-Gegebenheiten, Budget, Funktionalität, Termine, Ressourcensituation, Sympathie, Vertrauen, gegenseitiges Businessverständnis u.v.m. Erstellen Sie eine Bewertungsmatrix mit allen Punkten und Anforderungen, die für Sie und Ihr Unternehmen wichtig sind, nicht nur in Bezug auf die Lösung, sondern auch in Bezug auf den PIM-Hersteller/PIM-Integrator. Vergessen Sie nicht die Soft-Faktoren miteinzubeziehen: Wurden unsere Bedürfnisse verstanden? Wurde auf uns eingegangen? Ist die Kommunikation einwandfrei? Wurden Termine eingehalten? Vergessen Sie auch folgende Punkte nicht: Hat der PIM-Hersteller/PIM-Integrator genug Ressourcen, um Ihr Unternehmen langfristig zu betreuen? Was passiert, wenn der gewählte PIM-Integrator Sie nicht mehr betreuen kann? Wer ist noch mit der gleichen PIM-Lösung am Markt?

TIPP: Machen Sie keine Terminplanung für Ihr PIM-Projekt, die nur unter Aufbietung aller Ressourcen auf allen Seiten zu schaffen ist. In der Regel sind das nicht die besten und erfolgreichsten Implementierungen und es müssen ungewöhnlich viele Kompromisse gemacht werden, meist zu Ihrem Ungunsten und die Projektkosten werden höher ausfallen. Zudem führt es zur realen Erschöpfung aller Beteiligten, die das Projekt letztendlich einfach nur noch vom Tisch haben wollen. Das ist kein guter Start für die Überführung des PIM-Systems in den Live- und Alltagsbetrieb.

Die Implementierung

TIPP: Egal wie klein oder gross Ihr PIM-Projekt ist, machen Sie eine Projektplanung mit allen relevanten To-Do’s, Meilensteinen und Terminen. Und: Dokumentieren Sie alles, wirklich alles, vor allem jegliche Kommunikation und jede Entscheidung. Und: Kommunizieren Sie auch alles und holen Sie alle relevanten Menschen bewusst, gezielt und regelmässig ab. Bereits nach kurzer Zeit weiss keiner der Beteiligten mehr, warum etwas so gelöst worden ist, wie es aktuell gelöst ist und warum man bestimmte Entscheidungen getroffen hat. Gegenseitige Schuldzuweisungen sind keine Seltenheit, wenn das PIM-System nach der Implementierung nicht in der ursprünglichen Konzeption an den Start geht. Vor allem die zukünftigen Anwenderinnen und Anwender, die Ihre Bedürfnisse anfangs kundgetan haben, wundern sich über das «fertige» PIM-System, das nicht einhält, was versprochen war.

TIPP: Planen Sie eine Phase für einen (nicht zu kurzen) Testbetrieb mit ausgewählten Teams/Mitarbeitenden ein. So können Fehler in der Implementierung bereits frühzeitig erkannt und behoben werden. Das verhindert Frust auf allen Seiten.

Der Live-Betrieb

TIPP: Bereiten Sie Ihre Mitarbeitenden und/oder Ihre Lieferanten umfassend auf den Alltagsbetrieb vor. Verzichten Sie nicht auf die intensive Schulung und Begleitung der Menschen, die die Produktinformationen erzeugen, pflegen und ausgeben sollen. Nach oft mehreren Monaten PIM-Implementierung ist es für jeden Mitarbeitenden mehr als nur seltsam, eine nur 2-stündige Anwenderschulung zu erhalten und dann auf die Support-E-Mail und die Online-Hilfe verwiesen zu werden.

TIPP: Kommunizieren Sie allen Beteiligten, dass selbstverständlich noch Fehler in der Benutzung des neuen PIM-Systems auftauchen können und werden. Das ist ein normaler Prozess in der Implementierung eines doch recht komplexen Systems. Es bedarf keiner künstlichen Aufregung und Stimmungsmache über etwaige noch bestehende Unzulänglichkeiten eines neuen PIM-Systems. Diese Art des Feedbacks ist kontraproduktiv. Schaffen Sie in den ersten 3–6 Monaten eine menschlich zuvorkommende und agile Begleitung der Anwenderinnen und Anwender, so dass ein Alltagsbetrieb trotz auftretender Probleme stattfinden kann und sich alle gleichberechtigt ernst genommen fühlen.


Weitere Tipps zur Implementierung eines PIM-Systems können Sie sich ebenfalls in unseren Ressourcen herunterladen!

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