Fallstudie: asambeauty

Vor der Einführung von Akeneo verwaltete asambeauty Produktinformationen in einer fragmentierten Umgebung aus Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PowerPoint-Dateien und E-Mail-basierten Workflows. Produktdaten waren dezentral verwaltet und schwer zu steuern, was es erschwerte, eine einheitliche Qualität zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Teams im Unternehmen mit den aktuellsten Informationen arbeiteten.

Die Abhängigkeit von manuellen Koordinationsprozessen verursachte erhebliche operative Ineffizienzen. Das Teilen und Aktualisieren von Produktinformationen erforderte oft umfangreiche E-Mail-Kommunikation und abteilungsübergreifende Meetings, was das Risiko von Versionskonflikten, doppelter Arbeit und der Weitergabe veralteter Informationen erhöhte.

Die dezentrale Struktur schuf zudem Schwachstellen bei Personalwechseln, wenn Produktinformationen nicht immer vollständig aktualisiert, archiviert oder übergeben wurden. Ohne zentrale Governance und standardisierte Workflows war das Wissensmanagement stark von informeller Zusammenarbeit und internem Networking abhängig.

Gleichzeitig bereitete sich asambeauty auf den Relaunch seines Online-Shops vor, was den Implementierungszeitraum besonders anspruchsvoll machte. Das Unternehmen musste ein neues PIM-System passend zu seinen Geschäftsanforderungen gestalten und konfigurieren – und dabei gleichzeitig vor- und nachgelagerte Systeme integrieren, Produktdaten migrieren, zentrale Produktprozesse neu definieren und User im gesamten Unternehmen onboarden.

Die Einführung einer Parent-Child-Produktstruktur erforderte zudem eine vollständige Neugestaltung der Workflows für Produkterstellung, -anreicherung und Lifecycle Management. Die Transformation verlangte eine erhebliche operative und organisatorische Veränderung.

Um ihre digitalen Transformationsziele zu unterstützen, implementierte asambeauty Akeneo PIM und Shared Catalogs als Grundlage eines zentralisierten und skalierbaren Produktinformations-Ökosystems. Anstatt lediglich als Datenspeicher zu fungieren, wurde Akeneo zur strategischen Engine für die digitale Expansion und das Omnichannel-Wachstum des Unternehmens.

Die Implementierung verband den neu gestalteten Online-Shop über sieben API-Integrationen mit Akeneo und ermöglichte so einen konsistenten und zuverlässigen Produktinformationsfluss über alle Systeme und Touchpoints hinweg. Akeneo wurde als unternehmensweite Single Source of Truth etabliert und zentralisierte das Produktinformationsmanagement für alle Teams und Kanäle.

Zur Sicherstellung von Skalierbarkeit und Governance implementierte asambeauty 111 Validierungsregeln und 17 strukturierte Workflows, die nun Anreicherungs-, Genehmigungs-, Lifecycle-Management- und Veröffentlichungsprozesse steuern. Diese Governance-Mechanismen bilden die strukturelle Grundlage für die Aufrechterhaltung hochwertiger Produktinformationen trotz der Komplexität der Unternehmensabläufe und der großen Anzahl aktiver User.

Besonders bedeutsam ist die breite Akzeptanz im gesamten Unternehmen. Mit 164 aktiven Usern ist Akeneo tief in die täglichen Arbeitsabläufe und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit eingebettet. Teams im gesamten Unternehmen arbeiten nun in einer standardisierten, prozessgesteuerten Umgebung, die mehr Transparenz, Effizienz und Abstimmung im Omnichannel-Betrieb fördert.

Das Ergebnis: Produktdaten als Growth Engine

Seit der Einführung von Akeneo hat asambeauty messbare Verbesserungen in der Produktdatenqualität, der operativen Effizienz und der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit erzielt. Durch die Zentralisierung von Produktinformationen und die Einführung strukturierter Governance-Workflows verbesserte das Unternehmen Vollständigkeit, Konsistenz und Zuverlässigkeit der Daten über alle kundenseitigen Kanäle erheblich.

Die Implementierung von Validierungsregeln und Workflows reduzierte Fehler in veröffentlichten Produktinformationen deutlich und minimierte Korrekturzyklen nach Produkteinführungen. Dies wirkt sich besonders positiv auf den neuen Online-Shop aus, wo konsistente und hochwertige Produktdaten direkt das Vertrauen der Kunden und die Conversion stärken.

Operativ hat die Abkehr von dezentralen, dokumentenbasierten Workflows den manuellen Pflegeaufwand und die Koordinationsarbeit erheblich reduziert. Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist nun systemgesteuert statt meetinggesteuert – das ermöglicht schnellere Product-Onboarding-Zyklen, optimierte Workflows und eine verbesserte Time-to-Market bei Neueinführungen.

Intern profitieren Teams von einem schnelleren Zugang zu zuverlässigen Produktinformationen, mehr Transparenz beim Produkt-Lifecycle-Status und einer stärkeren Abstimmung im Omnichannel-Betrieb. Extern erleben Kunden eine intuitivere Produktsuche, konsistente Informationen über alle Touchpoints hinweg und ein hochwertiges digitales Shopping-Erlebnis, das der Markenpositionierung des Unternehmens entspricht.

Am wichtigsten ist, dass asambeauty Produktdaten erfolgreich von einer fragmentierten operativen Herausforderung in eine strategisch gesteuerte, unternehmensweite Growth Engine transformiert hat – bereit für eine skalierbare digitale Expansion in den kommenden Jahren.